Lediga jobb som Förvaltningsassistent i Karlskoga

Vi är den välkomnande, kloka och innovativa kommunen. Vi är stolta över vår historia och nyfikna på vår framtid.
Inom Karlskoga kommun arbetar 2 400 medarbetare inom 400 olika yrken. Vi alla bidrar till att skapa bra dagar för alla som lever och verkar i Karlskoga.
Vill du ha ett meningsfullt arbete där du gör skillnad, välkommen till oss!

https://karlskoga.se/omkarlskoga

Vi söker förvaltningssekreterare till Samhälle och Serviceförvaltningen, som svarar till två nämnder. Samhällsbyggnadsnämnden Karlskoga och Folkhälsonämnden Karlskoga och Degerfors kommuner.

Samhälle och Serviceförvaltningen är gemensam för två nämnder. Samhällsbyggnadsnämnden är för Karlskoga och ansvarar för samhällsplanering, miljö, teknik och fastighetsfrågor. Folkhälsonämnden är en gemensam nämnd för Karlskoga och Degerfors kommuner och ansvarar för folkhälsa och barnkonvention samt kost- och städverksamhet för de båda kommunerna. Samverkan bygger på tillit och dialog inom och mellan kommunerna. Samhälle och Serviceförvaltningen ger stöd och utvecklar kommunernas folkhälso- och barnrättsfrågor, samhällsplaneringsfrågor, miljöfrågor och ger service genom professionella fastighets- och teknikverksamheter samt kost- och städverksamheter. Detta innebär att verka för kommuninvånarna i Karlskoga och Degerfors, utifrån lokala, regionala och nationella styrdokument.

Som förvaltningssekreterare på Samhälle och Serviceförvaltningen är du en nyckelperson på ledningskontoret och ingår i förvaltningens chefs- och verksamhetsstöd. Tillsammans
driver vi verksamheterna mot uppsatta mål. Uppdraget innebär samarbete med övriga medarbetare inom förvaltningen och kommunen, men också med ett antal externa myndigheter och organisationer.

ARBETSUPPGIFTER
Tjänsten är placerad på Samhälle och Serviceförvaltningen och förvaltningschef är din närmaste chef. Rollen ger dig en god inblick i en förvaltning som har många spännande uppdrag, både idag och framåt i tiden. Du har en viktig roll där din insats bidrar till att viktiga politiska beslut fattas enligt en demokratisk och rättssäker process.

Dina huvudsakliga uppdrag är att vara registrator samt att administrera den politiska processen för nämnd och samverkan i enlighet med interna rutiner, kommunallag och sekretess. Du kommer att ansvara för två nämnder samt en del politiska råd kopplade till dem.
Det innebär att säkerställa att dokument är klara i tid, bereda ärenden, utskick av handlingar samt självständigt skriva protokoll. Du kommer även att vara viktig i det kontinuerliga arbetet för att utveckla processer, rutiner och en effektiv ärendehantering.

I vardagen arbetar du nära förvaltningschef , förvaltningens chefer och övriga i ledningstaben, t ex med uppdrag att genomföra mindre utredningsuppdrag samt stötta i administrativt ledningsarbete. Arbetet innebär ett flexibelt arbete med många bollar i luften. Du kommer även att ingå i kommunens övergripande sekreterargrupp.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har högskoleutbildning med inriktning mot offentlig förvaltning, samhällsvetenskap/statsvetenskap eller annan inriktning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Tjänsten kräver goda kunskaper i svenska i tal och skrift, samt mycket goda IT-kunskaper. Det är viktigt att du kan se helhet och sammanhang i det dagliga arbetet. Vi ser gärna att du har erfarenhet från offentlig förvaltning som förvaltnings-/nämndsekreterare eller liknande roll.

För att fungera väl i rollen bör du:
• vara kundorienterad, serviceinriktad och noggrann
• ha ordningssinne och förmåga att planera och strukturerat organisera ditt arbete
• kunna skapa förtroende och ha lätt att samarbeta med många olika personer
• ha en mycket god förmåga att formulera dig i skrift
• kan ta egna initiativ och arbeta självständigt
• god datorvana.

Erfarenhet från offentlig förvaltning med liknande uppdrag eller annat kvalificerat administrativt arbete är meriterande.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

ÖVRIGT
Karlskoga kommun tillhör finskt förvaltningsområde vilket bland annat innebär att vi satsar på att ha finskspråkig personal i våra kärnverksamheter. Vi ser därför gärna sökande som har kunskaper i finska till de verksamheterna.

Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Har du frågor om hur du ansöker - kontakta supporten på tel: 0771-693 693.
Har du frågor om tjänstens innehåll - kontakta namngiven person i annonsen. Visa mindre

Svenska kyrkan finns i hela landet och fungerar som huvudman för begravningsverksamheten i de flesta kommuner.
I Karlskoga representeras Svenska kyrkan av Karlskoga församling. Församlingen har ett 80 tal medarbetare på de olika arbetsplatserna runt om i Karlskoga. Det finns en stor variation på arbetsuppgifterna hos församlingens medarbetare.
Karlskoga församling ansvarar för begravningsverksamheten inom Karlskoga kommun och församlingens administrativa enhet sköter därför all administration som behövs för detta uppdrag. Församlingen har fyra kyrkogårdar och ett krematorium. Då en av våra nuvarande medarbetare väljer att avsluta sin tjänst söker vi nu en förvaltningsassistent med huvudsakliga arbetsuppgifter inom kyrkogårdsadministration.
Arbetsuppgifterna består av:
- Administration av gravboken
- Administration rörande gravskötsel
- Fakturering av gravskötsel
- Bokning av urnnedsättning
- Bemanna kyrkogårdsförvaltningens växel
- Viss diarieföring förekommer
- Församlingens övriga fakturering
- Administration av församlingens förskola
- Allmänt förekommande administrativa uppgifter

Vi söker dig som är lugn, trygg och har en hög integritet även i påfrestande situationer. Arbetet kräver samtidigt en stor noggrannhet och du kommer få ta stort ansvar för dina arbetsuppgifter. En annan viktig egenskap för att lyckas är förmåga att skapa goda relationer. Då arbetet innebär många olika kontakter kommer vi lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.
Tjänsten kräver att du kan formulera dig enkelt, klart och korrekt i skrift och tal på svenska.
Tjänsten är placerad i församlingens administrativa enhet där det finns 10 kollegor. Ett gott samarbete och trivsel är några av enhetens viktigaste ledstjärnor.
Specifika krav är avslutad gymnasial grundutbildning samt erfarenhet av administrationsarbete.
Meriterande är erfarenhet av kyrkogårdsverksamhet eller begravningsverksamhet.
Tillträde snarast, efter överenskommelse
Tjänstens omfattning 80-100 %.
Månadslön enligt kollektivavtal.

Ansökan görs till [email protected], innehållande personligt brev och CV
Sista ansökningsdag 2021-04-30

Vid frågor angående tjänsten kontakta Enhetschef Helena Nilsson 0586-688 12, [email protected]

Under annonseringstiden kan vi komma att tillämpa löpande intervjuer Visa mindre